E-Rechnung
E-Rechnung ab 2027: Welche Betriebe jetzt umstellen müssen
Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen schon seit Anfang 2025. Die nächste Stufe betrifft das Ausstellen, und die Zeit bis zum Jahreswechsel ist knapper, als viele Geschäftsführer glauben.
Von Thomas Reinhardt, Chefredakteur, Recht und Steuern
· Lesezeit 6 Min.
Verantwortet die Redaktion und schreibt über Nachfolge, Steuerrecht und Unternehmensbewertung.
Das Wachstumschancengesetz hat die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in drei Schritten geregelt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Zum 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle.
Was als E-Rechnung zählt
Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gemeint sind strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Entscheidend ist, dass die Daten maschinell auslesbar sind. Ein hybrides ZUGFeRD Dokument enthält beides, eine lesbare Ansicht und den eingebetteten Datensatz.
Wo es in der Praxis hakt
Steuerberater berichten vor allem von drei Stellen: alte Warenwirtschaftssysteme ohne Exportfunktion, fehlende Stammdaten wie Leitweg IDs bei öffentlichen Auftraggebern und Freigabeprozesse, die noch auf Papier ausgelegt sind. Wer früh einen Testlauf mit zwei oder drei großen Kunden macht, findet diese Lücken, bevor sie Zahlungen verzögern.
Ein realistischer Fahrplan bis Dezember
Im Oktober sollte klar sein, ob die eigene Software das Format liefert oder ein Update braucht. Im November folgen Probeläufe mit ausgewählten Kunden. Im Dezember werden Vorlagen, Archivierung und Zuständigkeiten festgezurrt. Die Aufbewahrung muss revisionssicher im Originalformat erfolgen, ein Ausdruck reicht nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangspflicht für alle Unternehmen seit 1. Januar 2025
- Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 und weitere EN 16931 konforme Formate
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im Inland
Häufige Fragen
- Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen ausstellen?
- Lag der Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2027. Kleinere Betriebe haben bis Ende 2027 Zeit.
- Reicht eine PDF Rechnung per E-Mail?
- Nein. Eine reine PDF Datei gilt ab dann als sonstige Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
- Nein, die Regelung betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher sind ausgenommen.
Über den Autor
Thomas Reinhardt
Chefredakteur, Recht und Steuern, Düsseldorf, Chefredakteur seit 2015
Thomas Reinhardt verantwortet die Redaktion von Mittelstands-Fokus. Er ist Diplom-Kaufmann, war zwölf Jahre in der Wirtschaftsprüfung tätig und begleitete dort Betriebsübergaben in Handwerk und Maschinenbau.
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